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miércoles, 17 de noviembre de 2010

La comunicación comercial

La comunicación comercial
Se define como comunicación comercial, aquella en la cual se comunican 2 personas o firmas comerciales con toda la amplitud necesaria, cuando el asunto o exige un tramite rápido de todas las comunicaciones comerciales, la mas utilizada es la carta comercial que puede ayudar a una buena marcha de los negocios, fortalece las relaciones administrativas y prolonga el prestigio de la empresa
Características de la Comunicación comercial
Claridad: Podemos hablar de la claridad como una cualidad de la comunicación comercial que es la distinción con que percibimos las sensaciones por medio de los sentidos o las ideas y todo esto por medio de la inteligencia. Escribir con un pensamiento transparente, comprensible, directo con los conceptos bien digeridos. La claridad es la exposición limpia, correcta, es redactar un texto entendible sin que de lugar a dudas.
Precisión: Es la obligación o necesidad imprescindible que fuerza a ejecutar una cosa, exactitud rigurosa, puntualidad, concisión. Tal ves la brevedad y precisión en la expresión de los conceptos obligándonos a emplear únicamente las palabras que sean precisas y necesarias para expresar lo que queremos, es decir, expresar nuestros pensamientos con el menor número de palabras bien estructuradas.
Síntesis: En el compendio de aspectos de un texto pero no de todos sino únicamente de lo mas importante, de las parte más esenciales. La síntesis se realiza en base a las ideas principales del texto y con nuestras propias palabras.
Naturalidad: Con esto nos referimos a utilizar la lengua más usual o mas habitual. Escribir con nuestro propio vocabulario sin rebuscamientos en el modo de proceder.
Cortesía: Tratar con atención y respeto a la persona a la cual le redactamos, lo cortés no quita la sencillez, la cortesía es parte de la educación y por lo tanto debemos de tenerla muy en cuenta.

Formas convencionales

Carta Comercial: es el papel escrito por medio del cual se comunican dos personas, para tratar un asunto determinado. Las cartas se distinguen unas de otras, por las características que cada una de ellas adquiere según el grupo al que pertenece. Nosotros nos vamos a referir específicamente a la carta comercial.
 La carta comercial es la representación de una sociedad o establecimiento comercial, se dirige a similares para tratar asuntos de negocios.

Se distingue por el membrete comercial diseñado por la negociación, los colores y en ocasiones los diseños que en el papel carta se imprimen. Generalmente se escribe a máquina y con tono amable y respetuoso.

Memorándum: En la correspondencia el memorándum es la comunicación breve que se utiliza para recordar un asunto o dar indicaciones simples. Es informal y nunca se debe utilizar para sancionar a una determinada persona. En él aparecen el membrete y la palabra memorandum ubicada en la parte central superior del papel. Su redacción es sencilla y breve, sólo se anota el asunto cuando el texto es extenso, la fecha ese puede escribir abreviada; no lleva vocativo, se usa la despedida “Atentamente”, es interno.

Formas actuales

Las telecomunicaciones: aunque es muy creciente hay varias compañías ya utilizan efectivamente esta nueva tecnología de diversas maneras
Teleconferencias: se define como la interacción de un grupo de personas por medio de sistemas de audio y video con imágenes fijas o móviles.
Elementos de la comunicación comercial
Emisor: Es la persona que abre el proceso, la que cuenta con una gran fuente de información. Inicialmente coincide con la figura del vendedor. El emisor ha de tener en cuenta los siguientes aspectos:
– Que su contenido sea comunicable.
– Que pueda interesar al receptor.
– Que el lenguaje se adapte al tipo de receptor.
– Que la ocasión sea la más propicia.
Receptor. Es el destinatario del mensaje. En el mundo de las ventas, se trata inicialmente del cliente (y digo inicialmente tanto en el caso del emisor como en el del receptor, porque, a posteriori, sus papeles de emisor y receptor se irán alternando según el que esté hablando en cada momento). Para que la comunicación se lleve a cabo eficazmente, el receptor tendrá que tener una actitud previa de receptividad

CUALES SON LOS ESTILOS O FORMAS DE DISPOSICIÓN DE LAS CARTAS

Son:
1. Estilo Bloque Extremo: es el estilo mas fácil y cómodo por cuanto todas las líneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. Con este estilo siempre se escribe a espacio sencillo; entre cada párrafo se dejan dos espacios verticales.
2. Estilo Bloque: este estilo es muy parecido al bloque extremo. La diferencia consiste en que la línea de la fecha, la de despedida, la de antefirma y las de firma se escriben comenzando desde el centro horizontal del papel.
3. Estilo Semibloque: es el estilo más elegante y uno de los más usados en el Comercio. Este estilo mantiene las mismas características del estilo bloque y se distingue porque cada párrafo comienza dejando una sangría de cinco a diez espacios.
4. Estilo Sangrado: es un estilo que se diferencia del semibloque en los siguientes aspectos: cada una de las líneas de la dirección, excepto la primera, lleva una sangría de cinco espacios en relación con la anterior. De la misma manera se hace con la despedida, la antefirma, las iniciales identificadoras y la firma.


Arturo Mora y Luis Paulino Chavarría
Estudiante Administración de Negocios.
Universidad Latina- Heredia

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